С чего начать закупки в интернете?

Популярность электронных торговых площадок среди представителей бизнеса ежегодно растет. Крупные компании, ориентированные на инновации, а также госсектор, стали первопроходцами в этой области. На их ошибках и опыте сегодня учатся компании помельче. Они осторожничают, не спешат с принятием решений, однако не скрывают своего интереса к возможностям рынка электронных закупок.

Согласно новому законодательству, госорганы просто обязаны проводить часть закупок на электронных торговых площадках. Однако помимо госорганов существует еще один достаточно активный игрок, внедряющий такую схему работы. Это крупный бизнес. Впрочем, крупный бизнес не весь, а наиболее его "продвинутая" часть – это в первую очередь телекоммуникационные компании и реформированные промышленные предприятия. SETonline отмечает возрастающий, однако пока осторожный интерес со стороны представителей среднего бизнеса. В целом, согласно данным этой торговой площадки, по удельному весу в объеме годового оборота рынка электронной торговли лидирует электроэнергетика – на нее приходится порядка 25%. Это объясняется тем, что РАО "ЕЭС" уже не первый год проводит большое число закупок через свою корпоративную электронную систему.

Распределение объема B2B-сегмента по отраслевым секторам

Источник: SETonline, 2007

Далее следует нефтегазовый сектор, так как некоторые крупные нефтяные компании осуществляет сегодня электронные закупки. Вклад этой отрасли в общий объем закупок, проводимых онлайн, составляет порядка 18-20%. По динамике наращивания оборотов лидирует телекоммуникационный сектор, чьи представители увеличили объемы электронных торгов почти в два раза по сравнению с прошлым годом.

Как отмечает в свою очередь Tender.Pro, зачастую пользоваться такими системами начинают компании, реорганизовывающие свои службы снабжения либо при смене команды, когда новым людям необходимо организовать все лучше, чем было, при этом не имеет особого значения, к каким отраслям принадлежат эти компании.

Как перейти на электронные закупки?

Как говорит Наталья Кириллова, управляющий директор направления "Логистики и планирование" компании "АксионБКГ", если рассматривать сферу закупок в целом, то здесь управленцу необходимо ответить на три главных вопроса: что приобретать, где приобретать и как приобретать.

Все эти вопросы не являются простыми. Чтобы ответить на вопрос "Что приобретать", или определить объект закупки, необходимо проанализировать всю имеющуюся номенклатуру. Без ущерба для производства на электронные закупки можно отдать наиболее стандартную номенклатуру. Компании нужно понимать, что вся номенклатура в любом случае не может стать объектом электронных закупок. Ответ на вопрос "Где приобретать?" связан с маркетинговым исследованием рынка. Здесь снабженцу важно адекватно "снять" рыночную цену, что возможно, если мы имеем дело с конкурентным рынком. "Как приобретать?" отвечает за регламенты осуществления покупки. Важно понимать, что на электронные закупки стоит отдавать ту номенклатуру, по которой среди поставщиков наличествует конкуренция – проводить аукцион среди 5 поставщиков, по мнению Натальи Кирилловой, нецелесообразно. Передавая ряд номенклатур на электронные закупки, компания по сути отдает на аутсорсинг функцию маркетинга поставщиков. Хорошие электронные площадки должны работать на расширение своей базы поставщиков и изучение их возможностей, опыта, истории поставок. Более того, в идеале электронная площадка должна быть заинтересована в проведении аттестации поставщиков – это гарантирует заказчикам, что срыва поставок не произойдет, уменьшит риск работы с неизвестным поставщиком. Так несколько лет назад возникли на некоторых ресурсах первые "черные" списки поставщиков, но сегодня необходимо внедрять более совершенные и более объективные технологии "ранжирования". В перспективе, считает Наталья Кириллова, появятся кластерные компании, работающие по определенному подмножеству номенклатуры. Такие компании возьмут на себя все риски и гарантируют качество поставок. Процедур аудита поставщиков, организации обратной связи по выполненным поставкам пока никто на российском рынке не делает, но многие площадки к этому идут.

Возвращаясь к теме организации перехода на электронные закупки – крайне важно прописать все новые регламенты взаимодействия между внутренними службами. Отсутствие или несоблюдение таких регламентов часто может стать причиной, почему не приживаются электронные закупки, считает Наталья Павлова, менеджер компании "АксионБКГ". Например, служба безопасности, привыкшая к определенной схеме проверки надежности поставщиков, не понимает, как она теперь будет работать и как необходимо принимать решения. Если нет четких процедур, то весь проект перехода легко свести на нет. Что должен включать в себя новый регламент? Он должен описывать, как будут планироваться потребности на электронные закупки – каким образом будут собираться заявки, должна быть прописана номенклатура, по которой закупки могут осуществляться только через онлайн-площадки. Последнее – достаточно жесткое требование, но необходимое для того, чтобы снабженец не мог проводить саботаж поставщиков, продолжая, к примеру, рассылать предложение оферты вместо участия в онлайн-торгах. Также процедуры должны описывать, как теперь будет строиться работа с текущими поставщиками, с которыми работа шла исторически.

Другой момент – компании необходимо устанавливать себе четкие критерии: доля закупок через электронные площадки должна быть равна 5% к концу квартала. Не стоит забывать о системах мотивации сотрудников.

И не менее важный аспект – технология выбора победителя среди поставщиков. Она также должна быть определена специальными положениями.

Tender.Pro отмечает, что само освоение системы сотрудниками довольно просто и не занимает много времени. Примерно неделя уходит на адаптацию к продукту. Основные сервисы электронных торговых площадок сегодня, если это не просто информационные доски объявлений о тендерах, - это блок проведения конкурсов и маркетинговая поддержка закупки, разобраться с которыми при желании можно, воспользовавшись помощью специалистов порталов. Однако Олег Умрихин, директор площадки Tender.Pro, соглашаясь с Натальей Кирилловой, отмечает, что проблемой может стать сама реформа отдела снабжения, и при этом чем крупнее предприятие, тем выше уровень проблем: "Практически всегда руководству приходится преодолевать явное или скрытое сопротивление рядового отдела снабжения, поэтому руководитель должен обладать лидерской харизмой – нужно уметь сказать "будет так" и иметь мужество в течение 3-6 месяцев выдержать трудное время перемен". Однако одной харизмы будет недостаточно – перед внедрением должен быть составлен четкий план действий, так называемый "план внедрения". Невыполнение регламентов плана внедрения зачастую приводит к отторжению процесса, и система электронных закупок может элементарно "не прижиться на предприятии".

Ярким примером является ситуация, когда руководитель, приняв решение о внедрении, вызывает к себе начальника ОМТС и говорит: "Вот тут есть полезная тебе система – попробуйте внедрить у себя в отделе". Уже из этой фразы можно понять, что внедрение не получится – можно даже не начинать, потому что произнося слово "попробуйте", руководитель расписывается в собственном сомнении. Пройдет несколько месяцев и рядовые специалисты "докажут" руководителю, что это сомнение было небеспочвенным.

И вторая ошибка – управление внедрением системы, основным потребителем которой должно стать руководство компании, передается в отдел снабжения. Как известно, только барону Мюнхаузену удалось вытащить себя из болота за волосы. Поэтому и отдел снабжения не может руководить реформированием самого себя.

С тем, что технически переход на осуществление закупок при помощи сторонней системы электронных торгов требует минимума усилий по обучению персонала, согласен и SETonline. От заказчика требуется лишь составить спецификацию закупаемого товара или услуги и передать ее организатору торгов – электронной площадке.

Специалисты этой площадки, как правило, помогают компании в составлении документации, определении начальной цены (в случае аукциона) и других условий поставки. Затем заказчик может провести проверку и допуск к торгам поставщиков, собирающихся бороться за право заключения контракта. После завершения торгов заказчик и победитель заключают договор на поставку или оказание услуг в соответствии с заранее опубликованными условиями.

Окупаемость проекта перехода на электронные закупки зависит от стартовых условий – того, как была организована система снабжения на момент старта реформ. Порой можно окупить все вложения проведением двух-трех успешных конкурсов, отмечают игроки рынка. Однако средний срок окупаемости проекта составляет порядка шести месяцев.

Если же компания решает организовать на корпоративном сайте собственную электронную площадку, это потребует гораздо больших затрат, организационных усилий и усилий ИТ-департамента. Такая задача актуальна для очень крупных компаний, так как может принести им значительную экономию. Другой вариант, когда может понадобиться собственная площадка, – узкая отраслевая специфика номенклатуры закупаемых товаров. Но и тогда эффективнее создавать не свою собственную площадку, а отраслевую для компаний определенного бизнеса.

Так отраслевые или универсальные?

Многие представители рынка электронных закупок сходятся во мнении, что преимущества электронных торговых площадок лучше всего проявляются при большом количестве участников, которое может обеспечить только универсальная, специализированная на этом виде бизнеса организация. Кроме того, снимается сложная задача организации закупок собственными силами – она передается по сути на аутсорсинг. Олег Умрихин из Tender.Pro однозначно считает, что межкорпоративные системы эффективнее: "Они могут привлечь большее число поставщиков, они дешевле в использовании – соотношение цены к качеству у них просто на несколько порядков превосходит этот же показатель у собственных систем. Скорее всего, ситуация на рынке сложится следующим образом: гиганты РАО "ЕЭС", "Газпром", РУСАЛ, "Лукойл" обзаведутся собственными системами, но не потому, что это эффективнее, а из соображения пиара. А вот остальные компании будут использовать несколько межкорпоративных систем и получат от этого максимальную пользу". При этом стоит учитывать, что межкорпоративные системы не мешают размещению информации о конкурсах на собственном сайте, как например, поступает уже сегодня холдинг ФОСАГРО (phosagro.biz).

Rusbiz.ru отмечает, что будет также развиваться рынок "малых" торговых площадок, когда предприятие закупает уже готовые систему и хостинг у крупной торговой площадки.

Что касается ситуации в госсекторе здесь есть единый портал, на котором собирается информация обо всех проводящихся конкурсах или тендерах. Ссылки с данного портала ведут на региональные, которые, в свою очередь, могут быть и негосударственными.

ИТ-решения

Как организованы электронные торговые площадки с точки зрения информационных технологий и функциональных возможностей? На рынке существует два основных подхода по предоставлению решений для торговых площадок. В первом случае решения предоставляются поставщиками ERP-систем, такими как SAP или Oracle. Это означает, что такие площадки являются просто блоками большой управленческой системы предприятия. Стоимость подобных систем может доходить до миллиона долларов, но основным преимуществом здесь является изначальная интеграция с корпоративной управленческой системой.

Вторым типом систем являются межкорпоративные системы, обслуживаемые сторонними провайдерами, которые зачастую также являются не только разработчиками, но и организаторами этих систем. В качестве примера можно привести решение "Cognitive Лот", довольно часто используемое участниками рынка. Подобным подходом пользуются ambit.ru, Tender.Pro, b2b-energo.ru, setonline.ru. Естественно, что все они организованы как интернет-системы и в отличие от систем первого типа являются не просто программным продуктом, но предоставляют набор сервисных услуг, таких как реклама, экспертиза, консалтинг проводимых конкурсов.

Tender.Pro предлагает сравнивать функционал систем второго типа по следующим критериям, которые эта компания считает важными. Во-первых, это возможность проведения различных видов конкурсов – аукционы открытые и закрытые, тендеры открытые и закрытые, запрос котировок. Весь этот набор реализует только Tender.Pro, остальные системы концентрируют свои усилия в основном на аукционах. SETonline считает, что реализовывать в системе электронных торгов нужно только те процедуры размещения заказа, для которых электронная форма является экономически более эффективной, чем традиционная, - поэтому площадка выбрала аукционы. Запросы котировок можно проводить на дочернем сайте компанииrussiantenders.ru.

Что касается поддержки использования электронной цифровой подписи, то сегодня она есть практически у всех систем, кроме Tender.Pro, но и там внедрение ЭЦП предполагается до конца 2007 года – лицензии ФСБ России в области криптографии уже получены.

Мнение экспертов

Большинство игроков рынка прогнозирует бурный рост сферы электронных корпоративных закупок. SETonline предполагает, что в первую очередь рост коснется тех площадок, которые уже используют новейшие технологические решения, в частности, ЭЦП. Предприятия крупного и среднего бизнеса, стремящиеся к повышению прозрачности и эффективности, будут доверять таким системам организацию своего снабжения. В то же время различные доски объявлений, появившиеся еще на заре интернета, доживают сейчас свой век, уступая место более функциональным системам. "Электронные закупки – один из самых простых и экономных способов приобретения товаров и услуг, - говорит Антон Емельянов, директор SETonline. - Если сегодня имеет смысл проводить торги по заказам от нескольких сот тысяч рублей, то по мере развития рынка эта планка будет неуклонно снижаться". По оценкам портала, объем B2B-сектора находится на уровне 6 млрд долларов в год, количественный же потенциал всего рынка SETonline оценивает в 50 млрд долларов годового оборота. Вопрос заключается лишь в темпах реализации этого потенциала.

Примеры российских электронных торговых площадок и досок объявлений

Источник: CNews Analytics.ru

Alltenders.ru также полагает, что развиваться эта сфера будет, но Илья Богуш, генеральный директор портала, гораздо более скромен в оценках перспектив. К факторам, которые будут оказывать влияние на развитие этой сферы, он относит стабильность экономики, повышение уровня компьютерной грамотности в стране, ужесточение надзора в области закупок в госсекторе. Тормозить же развитие, по его мнению, будет недоверие к сделкам, осуществляемым через интернет.

В Rusbiz.ru уверены, что системы электронных закупок будут продолжать развиваться, привлекая к себе внимание все большего числа предприятий. По мнению представителей этого портала, с точки зрения технологий будет расти функциональности и устойчивость к большим нагрузкам. Также будет расти их защищенность от внешнего воздействия, что будет гарантировать конфиденциальность информации. Среди факторов, стимулирующих развитие, Rusbiz.ru отмечает общее развитие экономическое конъюнктуры и упрощение использования систем электронных закупок. Тормозить развитие будет нежелание сотрудников компаний переходить на новый принцип работы, технологические проблемы, связанные с тем, что современные информационные технологии и системы связи есть далеко не везде.

Tender.Pro также думает, что системы будут становиться максимально удобными для пользователя. "Все движется к тому, что однажды начав закупать через такие системы, вы уже не сможете проводить закупки старыми методами, - говорит Олег Умрихин. – Как никто уже не представляет ведение бухучета без компьютера, так и здесь это станет нормой жизни". К тормозящим развитие факторам Tender.Pro относит необходимость реорганизации снабжения. Само внедрение занимает около полугода при соблюдении всех рекомендаций. Но многие руководители оказываются не способны провести должную реорганизацию – и возникает барьер, через который не все могут перепрыгнуть: "Когда начинается внедрение, мы предупреждаем, что первые конкурсы могут не принести эффекта – он будет виден на сотом конкурсе. Руководитель проводит пять конкурсов и уже пытается сделать выводы". Образно говоря, система электронных закупок похожа на автомобиль – чтобы почувствовать удовольствие от вождения, нужно научиться ездить. Однако время и эффективные примеры стимулируют развития. За одними крупными компаниями, переходящими на электронные закупки, подтягиваются другие. Если кто-то смог и уже ездит со скоростью 100 км/ч значит, смогут и остальные.

Юлия Муромец

По материалам: http://www.cnews.ru/